Dalam dunia bisnis, mendapatkan persetujuan resmi (sign-off) untuk sebuah dokumen sering menjadi salah satu tahap yang memperlambat alur kerja. Proposal proyek, anggaran, kontrak, kebijakan internal, hingga dokumen HR biasanya perlu ditinjau oleh beberapa pihak sebelum dapat digunakan atau diteruskan ke tahap berikutnya.
Masalahnya, proses persetujuan masih sering dilakukan melalui email, chat, atau file yang dikirim bolak-balik. Satu orang mengirim dokumen dengan pesan “Mohon review dan approve”, kemudian penerima memberikan komentar, dokumen direvisi, dan versi baru kembali dikirim. Setelah beberapa putaran, perusahaan dapat memiliki beberapa salinan dengan nama file seperti Proposal_Final_Revisi3_Final.docx tanpa kejelasan mengenai versi mana yang sebenarnya telah disetujui.
Selain menyulitkan pencarian dokumen, pola seperti ini juga membuat hubungan antara versi dokumen dan keputusan persetujuan menjadi kurang jelas. Perusahaan membutuhkan cara yang lebih terstruktur untuk meminta persetujuan, melihat statusnya, dan memastikan pihak yang ditunjuk meninjau konten yang memang perlu mereka setujui.
Bagi organisasi yang menggunakan Google Workspace dan memiliki subscription yang memenuhi syarat, Google Workspace Approvals dapat membantu membuat workflow persetujuan langsung pada file di Google Drive. Fitur ini memungkinkan pengguna meminta persetujuan, menetapkan approver, memberikan tenggat waktu, serta melihat detail proses persetujuan tanpa harus memindahkan dokumen ke aplikasi terpisah.
Namun, ada hal penting yang perlu diperhatikan sejak awal: Approvals bukan fitur yang tersedia di seluruh paket Google Workspace. Google saat ini menyatakan bahwa fitur ini tersedia untuk akun Enterprise dan Google Workspace for Education Plus, dan tidak tersedia untuk akun Workspace standar. Karena itu, perusahaan perlu memeriksa subscription yang digunakan sebelum menjadikan Approvals sebagai bagian dari workflow resmi.
Mengapa Proses Persetujuan Dokumen Membutuhkan Workflow yang Jelas?
Dalam proses yang tidak terstruktur, persetujuan sering kali hanya muncul sebagai pesan singkat seperti “Oke, lanjut” di email atau chat.
Masalahnya, pesan tersebut tidak selalu memberikan konteks yang cukup. Dokumen yang dimaksud bisa saja sudah mengalami perubahan setelah pesan dikirim, sehingga sulit memastikan apakah persetujuan tersebut merujuk pada versi yang sama.
Situasi menjadi lebih rumit ketika beberapa orang harus memberikan persetujuan. Satu manajer mungkin sudah menyetujui dokumen, sementara pihak Legal masih memberikan komentar. Jika seluruh proses dilakukan melalui email, pemilik dokumen harus melacak sendiri siapa yang sudah merespons dan perubahan apa yang terjadi setelahnya.
Workflow persetujuan yang terhubung langsung dengan file membantu mengurangi masalah tersebut. Approver dapat melihat file yang diminta untuk ditinjau, memberikan keputusan, dan melihat detail approval dari file yang sama.
Mengenal Google Workspace Approvals
Google Workspace Approvals memungkinkan pengguna meminta persetujuan untuk file yang disimpan di Google Drive. Untuk file yang didukung seperti Google Docs, Sheets, dan Slides, informasi persetujuan dapat ditampilkan langsung melalui antarmuka file.
Ketika pemilik atau editor mengajukan approval, mereka dapat menentukan siapa yang perlu memberikan persetujuan dan menetapkan tenggat waktu. Approver kemudian dapat membuka file, meninjau isinya, lalu memilih Approve atau Reject, dengan opsi untuk menambahkan catatan.
Detail proses juga dapat dilihat melalui approval sidebar. Dengan demikian, tim tidak harus mencari email lama hanya untuk mengetahui apakah sebuah dokumen masih menunggu persetujuan atau sudah mendapatkan keputusan.
Namun, perusahaan tetap perlu memahami bahwa Approvals adalah workflow persetujuan, bukan otomatis tanda tangan elektronik yang memiliki fungsi dan implikasi hukum yang sama dengan layanan eSignature.
Menggunakan Locking untuk Menjaga Konten yang Ditinjau
Salah satu fitur yang berguna dalam proses approval adalah kemampuan untuk mengunci file.
Secara default, file yang sedang menunggu approval tidak otomatis terkunci. Editor masih dapat melakukan perubahan, memberikan komentar, atau membuat saran. Organisasi dapat memilih untuk mengunci file sebelum mengirim permintaan approval jika ingin memastikan approver meninjau konten yang tidak dapat diubah selama proses tersebut.
Ketika file dikunci, pengguna tidak dapat menambahkan edit, komentar, atau saran sampai file tersebut dibuka kembali. Ini dapat berguna untuk dokumen yang sudah masuk ke tahap final review.
Namun, locking bukan berarti file menjadi permanen atau tidak dapat diubah selamanya. Setelah approval selesai, pengguna yang memiliki akses edit masih dapat membuka kunci file dan melakukan perubahan. Jika perubahan tersebut dilakukan pada saat proses approval aktif dan organisasi mengharuskan semua approver meninjau konten yang sama, approval sebelumnya dapat di-reset sehingga approver perlu memberikan persetujuan kembali.
Karena itu, locking sebaiknya dipahami sebagai kontrol terhadap perubahan selama proses approval, bukan sebagai mekanisme untuk membuat dokumen yang tidak mungkin diubah.
Menetapkan Satu atau Beberapa Approver
Banyak dokumen bisnis membutuhkan persetujuan dari beberapa fungsi. Proposal anggaran, misalnya, mungkin perlu ditinjau oleh kepala departemen dan Finance, sedangkan kebijakan internal mungkin membutuhkan persetujuan dari HR dan Legal.
Google Workspace Approvals dapat digunakan untuk meminta persetujuan dari beberapa pihak. Perusahaan dapat menentukan approver yang perlu meninjau dokumen sesuai dengan workflow internal.
Untuk proses yang membutuhkan persetujuan dari semua pihak, organisasi dapat menggunakan pengaturan yang mengharuskan seluruh approver meninjau konten yang sama. Jika file kemudian diedit, approval sebelumnya dapat di-reset sehingga perubahan tersebut perlu ditinjau kembali.
Hal ini membantu perusahaan memastikan bahwa persetujuan tidak diberikan terhadap versi dokumen yang berbeda-beda.
Namun, aturan bisnis tetap perlu ditentukan oleh perusahaan. Google Workspace menyediakan mekanisme approval, tetapi organisasi tetap harus menentukan siapa yang memiliki kewenangan menyetujui jenis dokumen tertentu.
Melacak Status Persetujuan
Salah satu manfaat utama workflow approval adalah visibilitas terhadap status dokumen.
Dari approval details, pengguna dapat melihat informasi mengenai proses persetujuan dan keputusan yang diberikan oleh approver. Google juga menyediakan tampilan untuk meninjau perubahan pada file selama proses approval.
Hal ini lebih terstruktur dibandingkan mencari balasan email satu per satu.
Misalnya, seorang staf dapat melihat bahwa proposal sudah dikirim kepada dua approver, satu pihak telah memberikan persetujuan, sementara pihak lainnya masih perlu melakukan review. Jika approver memberikan penolakan, catatan yang menyertainya juga dapat digunakan sebagai dasar untuk revisi.
Namun, approval history tidak sebaiknya dipromosikan sebagai jaminan kepatuhan hukum atau standar tertentu. Perusahaan tetap perlu memastikan bahwa workflow tersebut memenuhi kebijakan internal dan persyaratan regulasi yang berlaku untuk jenis dokumen yang bersangkutan.
Menggunakan Due Date untuk Mengatur Tenggat Persetujuan
Proses approval dapat menjadi bottleneck jika dokumen berhenti di meja satu approver selama beberapa hari.
Karena itu, tenggat waktu dapat digunakan untuk membuat ekspektasi yang lebih jelas. Ketika meminta approval, pengguna dapat menentukan due date sehingga approver mengetahui kapan respons diharapkan.
Perusahaan juga dapat menggabungkan mekanisme tersebut dengan SOP internal. Misalnya, dokumen pengadaan tertentu harus disetujui dalam periode tertentu, sementara dokumen dengan risiko lebih tinggi membutuhkan review Legal sebelum diteruskan.
Yang penting, due date tidak sebaiknya diperlakukan sebagai pengganti proses eskalasi. Jika approval melewati tenggat, organisasi tetap perlu menentukan siapa yang bertanggung jawab melakukan follow-up.
Contoh Skenario Persetujuan Proposal Bisnis
Bayangkan tim Sales sedang menyiapkan proposal harga khusus untuk klien besar. Karena harga tersebut berada di luar batas diskon standar, proposal membutuhkan persetujuan Sales Director.
Staf Sales menyelesaikan proposal di Google Docs dan mengajukan approval kepada Sales Director. Jika perusahaan ingin memastikan isi proposal tidak berubah selama review, staf dapat memilih opsi untuk mengunci file sebelum mengirim permintaan approval.
Sales Director kemudian membuka dokumen, memeriksa harga dan ketentuan yang ditawarkan, lalu memberikan keputusan melalui workflow Approvals.
Jika proposal disetujui, tim Sales dapat melanjutkan proses berikutnya sesuai SOP perusahaan. Jika ada bagian yang perlu diperbaiki, Sales Director dapat menolak approval dan memberikan catatan mengenai perubahan yang dibutuhkan.
Setelah revisi selesai, tim dapat mengajukan approval kembali. Dengan begitu, proses revisi dan persetujuan tetap terhubung dengan file yang sama.
Contoh Skenario Persetujuan Kebijakan Internal
Departemen HR juga dapat menggunakan workflow yang sama untuk dokumen seperti kebijakan internal atau employee handbook.
Misalnya, HR membuat draft kebijakan baru dan meminta persetujuan dari Direktur serta Legal. Legal menyetujui dokumen, tetapi Direktur meminta perubahan pada salah satu bagian kebijakan.
HR kemudian memperbarui dokumen berdasarkan masukan tersebut. Jika perubahan dilakukan selama proses approval dan pengaturan approval mengharuskan semua approver meninjau konten yang sama, approval sebelumnya dapat di-reset dan pihak yang sebelumnya sudah menyetujui perlu melakukan review kembali.
Setelah seluruh pihak menyetujui versi yang telah direvisi, dokumen dapat dipublikasikan kepada karyawan menggunakan permission yang sesuai, misalnya sebagai file yang hanya dapat dilihat.
Dengan workflow tersebut, dokumen yang dipublikasikan dapat berasal dari versi yang sudah melewati proses internal yang jelas.
Approvals Bukan Pengganti eSignature
Salah satu hal terpenting dalam menggunakan Google Workspace Approvals adalah membedakan approval internal dengan tanda tangan elektronik.
Approval menunjukkan bahwa pihak tertentu memberikan keputusan terhadap sebuah file dalam workflow yang ditentukan perusahaan. Itu tidak otomatis berarti orang tersebut telah memberikan tanda tangan elektronik untuk tujuan hukum.
Jika perusahaan membutuhkan proses eSignature, Google Drive memiliki fitur eSignature tersendiri untuk akun dan subscription yang memenuhi syarat. Google menjelaskan bahwa workflow eSignature memiliki proses penandatanganan dan audit trail tersendiri, termasuk informasi mengenai requester, signer, waktu permintaan, penandatanganan, dan penyelesaian.
Untuk kebutuhan tertentu, perusahaan juga dapat menggunakan penyedia eSignature pihak ketiga sesuai kebutuhan legal dan compliance mereka.
Karena itu, workflow dapat dipisahkan menjadi dua tahap: internal approval untuk memastikan dokumen telah disetujui oleh pihak internal yang berwenang, kemudian eSignature jika dokumen tersebut memang membutuhkan tanda tangan elektronik dari pihak internal maupun eksternal.
Menghubungkan Approvals dengan Document Governance
Fitur approval akan lebih efektif jika perusahaan memiliki aturan yang jelas mengenai dokumen apa saja yang membutuhkan persetujuan.
Tidak semua Google Docs harus melewati proses formal. Dokumen seperti draft internal atau catatan meeting mungkin cukup menggunakan komentar dan sharing biasa.
Sebaliknya, perusahaan dapat menetapkan approval wajib untuk dokumen seperti proposal dengan diskon khusus, kebijakan internal, anggaran tertentu, atau dokumen yang membutuhkan review dari fungsi Legal.
Aturan tersebut sebaiknya juga menentukan siapa yang dapat menyetujui setiap kategori dokumen. Dengan demikian, Google Workspace menjadi bagian dari document governance, bukan sekadar tempat untuk mengklik tombol Approve.
Kapan Google Workspace Approvals Cocok Digunakan?
Google Workspace Approvals cocok untuk organisasi yang membutuhkan workflow persetujuan terhadap file dan ingin menjaga proses tersebut tetap dekat dengan dokumen yang sedang ditinjau.
Fitur ini dapat membantu mengurangi ketergantungan pada rangkaian email dan memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap status review. Locking juga dapat digunakan ketika perusahaan ingin mencegah perubahan selama proses approval berlangsung.
Namun, perusahaan perlu memperhatikan beberapa batasan. Pertama, Approvals tidak tersedia pada semua paket Google Workspace. Google saat ini mencantumkannya untuk akun Enterprise dan Google Workspace for Education Plus, sehingga perusahaan perlu memeriksa subscription sebelum merancang workflow berdasarkan fitur ini.
Kedua, Approvals bukan platform contract lifecycle management atau eSignature lengkap. Jika organisasi membutuhkan workflow kontrak yang sangat kompleks, otomatisasi legal, eSignature, atau integrasi dengan sistem procurement dan ERP, solusi khusus mungkin tetap diperlukan.
Kesimpulan
Proses persetujuan dokumen tidak harus bergantung pada rangkaian email, file yang dikirim bolak-balik, atau pesan chat yang sulit dilacak.
Dengan Google Workspace Approvals, organisasi yang memiliki subscription yang memenuhi syarat dapat membuat workflow approval langsung pada file di Google Drive. Approver dapat meninjau dokumen, memberikan keputusan, menambahkan catatan, dan melihat detail approval dari lingkungan yang sama.
Fitur locking juga dapat membantu menjaga konten agar tidak berubah selama proses review. Namun, perusahaan perlu memahami bahwa file yang sudah disetujui tetap dapat dibuka kembali oleh pengguna dengan akses edit, sehingga governance dan permission tetap menjadi bagian penting dari proses.
Yang tidak kalah penting, approval internal bukan berarti tanda tangan elektronik. Untuk dokumen yang membutuhkan eSignature, perusahaan perlu menggunakan workflow eSignature yang sesuai, baik fitur Google yang tersedia pada subscription tertentu maupun solusi pihak ketiga.
Dengan menetapkan jenis dokumen yang membutuhkan approval, menentukan pihak yang berwenang, dan mengatur proses revisi serta eskalasi, perusahaan dapat menjadikan Google Workspace sebagai bagian dari workflow sign-off yang lebih terstruktur.
AquaOrange Indonesia dapat membantu perusahaan merancang document governance di Google Workspace, mengevaluasi kebutuhan Approvals dan eSignature, mengatur workflow persetujuan, serta membantu tim memahami cara menggunakan fitur tersebut dalam proses bisnis sehari-hari.
