Dalam proses merger dan akuisisi (M&A), perusahaan biasanya perlu membagikan berbagai dokumen penting kepada auditor, konsultan hukum, penasihat keuangan, maupun calon investor. Dokumen tersebut dapat mencakup laporan keuangan, kontrak bisnis, informasi perpajakan, kekayaan intelektual, hingga dokumen operasional yang bersifat rahasia.
Karena melibatkan banyak pihak di luar organisasi, proses due diligence memerlukan pengelolaan dokumen yang jauh lebih ketat dibandingkan aktivitas kolaborasi sehari-hari. Administrator harus memastikan hanya pihak yang berwenang yang dapat mengakses dokumen tertentu, sekaligus menjaga agar seluruh aktivitas tetap dapat diaudit.
Bagi organisasi yang menggunakan Google Workspace Enterprise, berbagai kebutuhan tersebut dapat dikelola dalam satu ekosistem melalui kombinasi Shared Drives, pengaturan hak akses, Drive Labels, Data Loss Prevention (DLP), Google Vault, dan fitur keamanan lainnya.
Mengapa Pengelolaan Dokumen Due Diligence Berbeda?
Selama proses due diligence, perusahaan tidak hanya membagikan dokumen kepada rekan kerja internal, tetapi juga kepada pihak eksternal yang memiliki kebutuhan akses berbeda-beda.
Misalnya:
- Auditor membutuhkan akses ke laporan keuangan.
- Konsultan hukum memerlukan dokumen kontrak.
- Calon investor hanya diberikan akses pada dokumen tertentu sesuai tahap negosiasi.
Apabila seluruh dokumen dibagikan tanpa pengaturan yang jelas, risiko kesalahan pemberian akses akan meningkat. Selain itu, perusahaan juga akan lebih sulit melacak siapa yang mengakses dokumen dan kapan aktivitas tersebut dilakukan.
Karena itu, pengelolaan akses sebaiknya dirancang sejak awal sebelum proses due diligence dimulai.
Gunakan Shared Drives sebagai Pusat Dokumen
Daripada menyimpan dokumen pada Google Drive pribadi masing-masing anggota tim, lebih baik seluruh dokumen due diligence ditempatkan dalam Shared Drives.
Pendekatan ini memberikan beberapa keuntungan, antara lain:
- Dokumen tetap menjadi milik organisasi, bukan individu.
- Struktur folder lebih mudah dikelola.
- Hak akses dapat diatur secara terpusat.
- Pergantian anggota tim tidak memengaruhi kepemilikan dokumen.
Dengan seluruh dokumen berada di satu lokasi, administrator juga lebih mudah melakukan pengelolaan selama proses due diligence berlangsung.
Terapkan Hak Akses Sesuai Kebutuhan
Tidak semua pengguna memerlukan tingkat akses yang sama.
Google Drive menyediakan beberapa peran yang dapat digunakan sesuai kebutuhan, seperti Viewer, Commenter, Contributor, Content Manager, hingga Manager.
Sebagai praktik terbaik, gunakan prinsip least privilege, yaitu memberikan hak akses minimum yang memang dibutuhkan oleh setiap pengguna.
Sebagai contoh:
- Investor dapat diberikan akses sebagai Viewer.
- Konsultan hukum dapat menjadi Commenter apabila diperlukan diskusi pada dokumen.
- Tim internal yang mengelola dokumen dapat menggunakan peran Content Manager atau Manager.
Pendekatan ini membantu mengurangi risiko perubahan dokumen yang tidak disengaja.
Lindungi Dokumen Sensitif dengan IRM dan Drive Labels
Untuk dokumen yang bersifat sangat sensitif, administrator dapat memanfaatkan Information Rights Management (IRM).
IRM memungkinkan administrator membatasi kemampuan pengguna tertentu untuk:
- Mengunduh file.
- Menyalin isi dokumen.
- Mencetak dokumen.
Selain itu, organisasi juga dapat menggunakan Drive Labels untuk mengelompokkan dokumen berdasarkan tingkat sensitivitas, misalnya “Internal”, “Confidential”, atau “Highly Confidential”. Label tersebut dapat membantu proses pengelolaan dokumen sekaligus mendukung kebijakan keamanan yang diterapkan organisasi.
Gunakan DLP untuk Membantu Melindungi Informasi Sensitif
Google Workspace Enterprise juga menyediakan Data Loss Prevention (DLP) yang membantu organisasi mengidentifikasi dokumen yang mengandung informasi sensitif.
Administrator dapat membuat aturan untuk mendeteksi pola tertentu, misalnya:
- Nomor rekening bank.
- Nomor identitas.
- Informasi kartu pembayaran.
- Data pribadi tertentu.
Berdasarkan aturan yang dibuat, organisasi dapat memberikan peringatan atau membatasi tindakan tertentu sesuai kebijakan keamanan yang berlaku.
Pantau Aktivitas Selama Proses Due Diligence
Selama proses due diligence berlangsung, administrator juga perlu memantau aktivitas terhadap dokumen yang dibagikan.
Google Workspace menyediakan berbagai log aktivitas melalui Google Admin Console. Untuk organisasi yang menggunakan edisi Enterprise Plus, Security Investigation Tool juga dapat membantu menyelidiki aktivitas tertentu apabila ditemukan indikasi akses yang tidak biasa.
Dengan memanfaatkan log tersebut, tim TI dapat memperoleh informasi mengenai aktivitas akses dan membantu proses investigasi apabila diperlukan.
Simpan Dokumen Sesuai Kebijakan Retensi
Setelah proses due diligence selesai, tidak semua dokumen harus langsung dihapus.
Melalui Google Vault, organisasi dapat menerapkan kebijakan retensi terhadap email, Google Chat, maupun file Google Drive sesuai kebutuhan hukum dan kepatuhan yang berlaku.
Dengan demikian, dokumen tetap tersedia apabila diperlukan untuk proses audit atau kebutuhan hukum di kemudian hari.
Cabut Akses Setelah Proses Due Diligence Berakhir
Salah satu langkah yang sering terlewat adalah meninjau kembali seluruh akses yang telah diberikan kepada pihak eksternal.
Setelah proses due diligence selesai, administrator sebaiknya:
- Menghapus akses pengguna eksternal yang sudah tidak diperlukan.
- Meninjau kembali anggota Shared Drives.
- Memastikan dokumen sensitif tidak lagi dapat diakses oleh pihak luar.
- Mendokumentasikan perubahan akses sebagai bagian dari proses administrasi.
Langkah sederhana ini membantu mengurangi risiko akses yang tetap terbuka setelah proyek selesai.
Kesimpulan
Google Workspace Enterprise menyediakan berbagai fitur yang membantu perusahaan mengelola dokumen due diligence secara lebih aman. Dengan memanfaatkan Shared Drives, pengaturan hak akses, Drive Labels, Data Loss Prevention, Google Vault, dan fitur keamanan lainnya, organisasi dapat membangun lingkungan kolaborasi yang tetap produktif tanpa mengabaikan perlindungan informasi sensitif.
Kunci utamanya bukan hanya memilih fitur yang tepat, tetapi juga menerapkan kebijakan akses yang sesuai sejak awal hingga seluruh proses due diligence selesai.
Apakah perusahaan Anda sedang mempersiapkan proses due diligence atau proyek lain yang melibatkan dokumen sensitif? Tim AquaOrange siap membantu mengoptimalkan Google Workspace Enterprise, mulai dari pengelolaan Shared Drives, pengaturan hak akses, hingga penerapan fitur keamanan agar proses kolaborasi tetap aman, terstruktur, dan sesuai dengan kebutuhan bisnis.
