Proses persetujuan lintas fungsi sering melibatkan beberapa departemen dan tingkat otorisasi. Pengajuan pembelian, permintaan anggaran, dokumen legal, hingga permintaan operasional dapat membutuhkan persetujuan dari lebih dari satu pihak sebelum dapat diproses.
Jika seluruh proses masih dilakukan melalui email atau dokumen manual, status pengajuan dapat sulit dilacak. Pemohon harus mengirim follow-up, approver dapat melewatkan pesan, dan tim yang memproses pengajuan harus memastikan bahwa seluruh persetujuan sudah diberikan sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya.
Google Workspace dapat digunakan untuk membangun workflow approval yang lebih terstruktur. Google Forms, Sheets, Apps Script, Google Drive, dan Google Chat dapat dikombinasikan untuk mengumpulkan pengajuan, menyimpan status, menjalankan logika workflow, dan memberikan notifikasi kepada pihak yang perlu mengambil tindakan.
Untuk kebutuhan yang lebih kompleks, Google Chat API juga dapat digunakan untuk membangun Chat app yang menyediakan interaksi langsung di dalam Chat. Namun, tingkat automation dan kompleksitas yang dapat dibangun tetap bergantung pada desain workflow dan integrasi yang digunakan.
Memahami Masalah pada Proses Approval Manual
Masalah utama pada proses approval manual bukan hanya lamanya waktu menunggu. Ketika pengajuan berpindah melalui email dan chat, informasi mengenai status dan tanggung jawab dapat tersebar di berbagai tempat.
Misalnya, seorang karyawan mengajukan pembelian perangkat melalui email. Manajer menyetujui melalui reply, kemudian pengajuan diteruskan kepada Finance. Jika ada dokumen tambahan atau perubahan nominal, tim harus kembali mencari percakapan sebelumnya untuk mengetahui versi terbaru.
Situasi tersebut membuat visibility dan accountability menjadi lebih sulit dijaga.
Workflow digital dapat membantu dengan menyimpan informasi utama pada satu sumber data dan menggunakan status yang jelas untuk menunjukkan posisi setiap pengajuan.
Namun, sistem otomatis tidak secara otomatis membuat proses menjadi audit-ready. Perusahaan tetap perlu menentukan siapa yang berwenang menyetujui, bagaimana perubahan data ditangani, dan informasi apa yang harus disimpan sebagai record.
Komponen Google Workspace untuk Workflow Approval
Google Forms sebagai Pintu Masuk Pengajuan
Google Forms dapat digunakan untuk membuat formulir pengajuan yang terstruktur.
Form dapat meminta informasi seperti nama pemohon, departemen, jenis permintaan, nominal, alasan pengajuan, dan dokumen pendukung. Validasi input juga dapat digunakan untuk mengurangi kesalahan pada data yang dimasukkan.
Respons kemudian dapat disimpan ke Google Sheets untuk diproses lebih lanjut.
Google Sheets sebagai Sumber Data Workflow
Google Sheets dapat berfungsi sebagai sumber data sederhana untuk workflow approval.
Selain data pengajuan, spreadsheet dapat memiliki kolom untuk status, approver, timestamp, dan informasi lain yang dibutuhkan oleh workflow.
Misalnya, sebuah baris dapat memiliki status seperti Pending, Approved, Rejected, atau Needs Revision.
Untuk workflow dengan volume dan kompleksitas yang lebih tinggi, perusahaan perlu mengevaluasi apakah Google Sheets masih merupakan pilihan yang tepat atau apakah data sebaiknya disimpan pada database atau sistem workflow khusus.
Apps Script sebagai Automation Layer
Google Apps Script dapat digunakan untuk menjalankan logic dan automation di sekitar layanan Google Workspace.
Script dapat merespons event seperti pengiriman Google Forms, membaca data spreadsheet, mengirim email, membuat atau memperbarui dokumen, dan menjalankan tindakan lain yang didukung oleh layanan Google.
Dalam workflow approval, Apps Script dapat digunakan untuk menentukan siapa approver berikutnya berdasarkan aturan yang sudah ditentukan.
Misalnya, pengajuan dengan nominal tertentu membutuhkan satu tingkat approval, sedangkan pengajuan dengan nominal lebih tinggi membutuhkan approval tambahan.
Google Chat untuk Notifikasi dan Interaksi
Google Chat dapat menjadi tempat untuk mengirimkan notifikasi kepada approver ketika sebuah pengajuan membutuhkan tindakan.
Untuk notifikasi sederhana, incoming webhook dapat digunakan untuk mengirim pesan ke sebuah Space. Namun, webhook bukanlah mekanisme yang sama dengan Chat app interaktif.
Jika perusahaan ingin menyediakan tombol seperti Approve dan Reject yang benar-benar menjalankan logic ketika ditekan, pendekatan yang lebih sesuai adalah menggunakan Google Chat app dan Chat API dengan interaksi yang dirancang untuk kebutuhan tersebut.
Google Chat API mendukung message dan interactive UI seperti cards dalam Chat app. Dengan konfigurasi yang tepat, tindakan pengguna dapat diteruskan ke backend workflow untuk diproses.
Merancang Alur Approval Bertingkat
Sebelum membuat automation, tentukan terlebih dahulu struktur approval yang sebenarnya digunakan perusahaan.
Misalnya, sebuah pengajuan pembelian dapat mengikuti alur:
Pemohon → Manager → Finance → Final Approval → Procurement
Tidak semua pengajuan harus melewati semua tahap. Approval matrix dapat menentukan siapa yang perlu memberikan persetujuan berdasarkan jenis pengajuan, departemen, nominal, atau kondisi lainnya.
Struktur ini kemudian diterjemahkan menjadi logic pada Apps Script atau sistem automation yang digunakan.
Yang penting, approval matrix harus menjadi sumber aturan yang jelas. Jangan menanamkan seluruh aturan secara hard-code di banyak bagian script karena perubahan struktur organisasi akan menjadi lebih sulit dikelola.
Panduan Membangun Workflow Approval
1. Tentukan Jenis Pengajuan
Mulailah dengan menentukan proses yang ingin diotomatisasi.
Misalnya, perusahaan ingin mengotomatisasi approval untuk procurement, reimbursement, budget request, atau dokumen internal.
Tentukan informasi apa yang harus dikumpulkan dan siapa saja yang terlibat dalam proses tersebut.
2. Buat Form Pengajuan
Gunakan Google Forms untuk mengumpulkan informasi yang dibutuhkan.
Field dapat mencakup nama pemohon, departemen, jenis pengajuan, nominal, alasan, serta link atau file pendukung.
Jika data tertentu memiliki format yang harus konsisten, gunakan pilihan atau validasi yang sesuai daripada membiarkan pengguna memasukkan nilai secara bebas.
3. Buat Struktur Status di Sheets
Buat kolom yang dapat menunjukkan status workflow.
Misalnya:
Request ID
Requester
Department
Amount
Current Approver
Approval Status
Approval Timestamp
Final Status
Untuk kebutuhan audit internal, perusahaan juga dapat mempertahankan log perubahan secara terpisah sehingga riwayat proses tidak hanya bergantung pada status terakhir.
4. Bangun Logic dengan Apps Script
Apps Script dapat digunakan untuk memproses submission baru dan menentukan langkah berikutnya.
Ketika pengajuan diterima, script dapat membaca nilai yang diperlukan, menentukan approver berdasarkan approval matrix, lalu mengirimkan notifikasi.
Setelah approval diberikan, workflow dapat memperbarui status dan menentukan apakah masih ada tahap berikutnya.
5. Tambahkan Notifikasi Google Chat
Untuk workflow sederhana, Apps Script dapat mengirim notifikasi ke Space melalui webhook.
Jika workflow membutuhkan interaksi langsung seperti tombol Approve, Reject, atau Request Changes, gunakan pendekatan Chat app dengan Chat API sehingga interaksi pengguna dapat diterima dan diproses oleh backend workflow.
Pesan approval dapat berisi informasi singkat mengenai pengajuan dan link menuju dokumen pendukung. Untuk data sensitif, jangan memasukkan seluruh informasi confidential langsung ke dalam pesan Chat.
6. Simpan Record Approval
Setiap keputusan sebaiknya dicatat bersama informasi seperti approver, waktu keputusan, status, dan jika diperlukan alasan atau komentar.
Hal ini membuat status pengajuan lebih mudah ditelusuri ketika terjadi pertanyaan atau audit internal.
Mengatur Hak Akses pada Workflow
Workflow approval sering menangani data yang sensitif, terutama ketika berkaitan dengan budget, procurement, compensation, atau kontrak.
Karena itu, permission perlu diterapkan pada sumber data dan dokumen pendukung.
Google Sheets tidak menggunakan model IAM seperti yang digunakan pada Google Cloud. Untuk file Workspace, kontrol akses terutama dikelola melalui Google Drive sharing dan permissions.
Jangan memberikan akses edit ke spreadsheet database kepada seluruh karyawan hanya karena mereka perlu mengajukan permintaan. Pemohon sebaiknya berinteraksi melalui Google Forms, sementara akses ke sumber data dibatasi kepada pihak yang memang membutuhkan.
Dokumen pendukung juga perlu menggunakan permission yang sesuai. Jika pengajuan mengandung informasi confidential, link menuju dokumen sebaiknya hanya dapat diakses oleh approver dan pihak lain yang memang berwenang.
Menghindari Approval yang Tidak Sengaja
Sistem approval otomatis perlu dirancang agar tindakan approver tidak mudah dilakukan secara keliru.
Informasi penting seperti nominal, pemohon, jenis pengajuan, dan dokumen pendukung sebaiknya ditampilkan sebelum approver mengambil keputusan.
Untuk keputusan yang memiliki konsekuensi besar, perusahaan juga dapat mempertimbangkan agar approver membuka dokumen sumber terlebih dahulu sebelum memberikan approval.
Automation juga harus memeriksa status terbaru sebelum menjalankan tindakan. Misalnya, jika dua event diproses hampir bersamaan, sistem perlu memastikan bahwa pengajuan belum disetujui sebelumnya sebelum memproses approval kedua.
Menangani Exception dan Escalation
Workflow nyata tidak selalu berjalan sesuai jalur normal.
Approver dapat sedang cuti, pengajuan dapat dikembalikan untuk revisi, atau data yang diberikan pemohon dapat berubah setelah approval pertama.
Karena itu, workflow perlu memiliki kondisi seperti:
- pengajuan dikembalikan untuk revisi;
- approver tidak tersedia;
- approval ditolak;
- data berubah setelah approval;
- automation gagal dijalankan.
Untuk reminder atau escalation, Apps Script dapat digunakan untuk menjalankan pemeriksaan berdasarkan waktu atau kondisi tertentu. Namun, perusahaan perlu menentukan terlebih dahulu siapa yang menerima escalation dan kapan proses tersebut dianggap overdue.
Jangan membuat sistem otomatis mengalihkan approval kepada orang lain tanpa aturan delegation of authority yang jelas.
Menghubungkan Approval dengan Google Drive dan Docs
Banyak proses approval tidak hanya membutuhkan data, tetapi juga dokumen pendukung.
Misalnya, pengajuan legal dapat menyertakan Google Docs, sementara procurement dapat menyertakan quotation atau dokumen vendor.
Google Drive dapat menjadi tempat penyimpanan dokumen tersebut, sementara workflow menyimpan link menuju dokumen yang relevan.
Jika workflow membuat dokumen berdasarkan template, Apps Script dapat membantu menghasilkan dokumen baru dari template dan menyimpannya ke lokasi yang telah ditentukan.
Namun, pembuatan dokumen tidak sama dengan digital signature. Jika perusahaan membutuhkan tanda tangan elektronik yang memiliki persyaratan legal atau compliance tertentu, gunakan solusi e-signature yang memang sesuai dengan kebutuhan tersebut.
Approval melalui Google Chat juga sebaiknya tidak secara otomatis disebut sebagai tanda tangan digital yang memiliki kekuatan hukum.
Menggunakan Gemini sebagai Bantuan bagi Approver
Gemini dapat menjadi bagian tambahan dalam workflow ketika approver perlu memahami informasi dalam jumlah besar.
Misalnya, Gemini dapat membantu merangkum dokumen pendukung atau informasi yang tersedia dalam Workspace yang dapat diakses pengguna.
Namun, Gemini sebaiknya tidak menjadi pengambil keputusan approval.
Untuk pengajuan finansial, legal, atau procurement, approver tetap perlu memeriksa informasi sumber dan menggunakan judgment mereka sendiri. Ringkasan AI dapat membantu mempercepat review, tetapi tidak menggantikan proses approval resmi.
Memantau Workflow dengan Looker Studio
Data approval yang disimpan secara terstruktur dapat digunakan untuk analisis operasional.
Misalnya, perusahaan dapat membuat dashboard yang menunjukkan jumlah pengajuan, status approval, waktu penyelesaian, atau departemen yang memiliki jumlah pengajuan tertinggi.
Looker Studio dapat digunakan untuk memvisualisasikan data tersebut ketika sumber data dan konfigurasi yang digunakan mendukungnya.
Dashboard ini tidak hanya berguna untuk melihat performa workflow, tetapi juga membantu menemukan bottleneck. Jika banyak pengajuan berhenti pada tahap tertentu, perusahaan dapat mengevaluasi apakah approval matrix atau kapasitas approver perlu diperbaiki.
Contoh Skenario Approval Procurement
Seorang staf IT mengajukan pembelian perangkat dengan nominal Rp50 juta melalui Google Forms.
Data pengajuan masuk ke Google Sheets dan Apps Script memeriksa approval matrix. Karena nominal tersebut membutuhkan dua tingkat approval, workflow mengirimkan notifikasi kepada Manager IT terlebih dahulu.
Setelah Manager IT memberikan approval melalui workflow Google Chat, status diperbarui dan tahap berikutnya dikirimkan kepada Finance.
Jika Finance menyetujui, status berubah menjadi Approved dan tim Procurement menerima notifikasi untuk melanjutkan proses.
Seluruh keputusan dapat dicatat bersama timestamp dan identitas approver sehingga status pengajuan dapat ditelusuri.
Contoh Skenario Review Dokumen Legal
Tim Marketing mengajukan dokumen kerja sama melalui Google Forms dan menyertakan link Google Docs sebagai dokumen pendukung.
Workflow kemudian mengirimkan notifikasi kepada tim Legal. Setelah dokumen ditinjau, Legal memberikan keputusan melalui workflow.
Jika dokumen membutuhkan revisi, status dikembalikan kepada pemohon. Jika disetujui, workflow dapat meneruskan proses kepada approver berikutnya.
Dokumen final dapat disimpan pada folder Drive yang sesuai, sementara record approval tetap disimpan pada sumber data workflow.
Dalam skenario ini, approval record dan dokumen tetap merupakan dua hal yang berbeda. Sistem tidak seharusnya mengklaim telah “membubuhkan tanda tangan digital” hanya karena approval sudah diberikan.
Kapan Google Workspace Cukup untuk Workflow Approval?
Google Workspace dapat menjadi pilihan yang masuk akal ketika perusahaan membutuhkan workflow yang relatif terstruktur dan memiliki jumlah tahapan yang masih dapat dikelola dengan Forms, Sheets, Apps Script, dan Chat.
Namun, semakin kompleks prosesnya, semakin besar kebutuhan terhadap workflow engine khusus.
Jika perusahaan membutuhkan ratusan jenis workflow, delegation yang sangat kompleks, SLA management, audit trail khusus, granular role management, atau integrasi dengan banyak sistem enterprise, platform workflow khusus mungkin lebih tepat.
Google Workspace juga tidak otomatis menjadi pengganti ERP, procurement system, contract management system, atau HRIS hanya karena workflow approval dapat dibangun menggunakan Apps Script.
Kesimpulan
Google Workspace dapat digunakan untuk membangun alur persetujuan bertingkat yang menghubungkan pengajuan, data, dokumen, automation, dan komunikasi dalam satu ekosistem kerja.
Google Forms dapat menjadi pintu masuk pengajuan, Google Sheets dapat menyimpan status dan data workflow, Apps Script dapat menjalankan logic, sementara Google Chat dapat digunakan untuk notifikasi dan, melalui Chat app, interaksi approval yang lebih langsung.
Namun, workflow yang baik membutuhkan lebih dari sekadar automation. Approval matrix, permission, exception handling, audit record, dan delegation of authority harus dirancang dengan jelas sebelum proses diotomatisasi.
Untuk organisasi dengan kebutuhan approval yang lebih kompleks, Google Workspace dapat menjadi salah satu komponen workflow dan diintegrasikan dengan sistem bisnis lain, bukan dipaksakan menjadi satu-satunya platform.
AquaOrange Indonesia dapat membantu perusahaan merancang workflow approval lintas fungsi, membangun automation menggunakan Apps Script dan Google Workspace, serta mengintegrasikan Google Chat dan layanan Workspace lainnya sesuai kebutuhan proses bisnis.
