Kontrak merupakan bagian penting dari hampir setiap aktivitas bisnis, mulai dari kerja sama dengan vendor, perjanjian layanan, hingga kontrak dengan pelanggan.
Semakin besar perusahaan, semakin banyak pula dokumen yang harus ditinjau oleh tim legal. Akibatnya, proses review sering menjadi salah satu tahapan yang memerlukan waktu cukup lama, terutama ketika beberapa kontrak harus diproses secara bersamaan.
Generative AI memang tidak dapat menggantikan peran penasihat hukum. Namun, AI dapat membantu mempercepat pekerjaan administratif yang selama ini menghabiskan banyak waktu, seperti memahami isi kontrak, merangkum poin penting, atau menyusun draf awal.
Melalui Gemini di Google Docs, perusahaan dapat melakukan sebagian proses tersebut langsung di dalam dokumen yang sedang dikerjakan.
AI Tidak Menggantikan Review Hukum
Hal pertama yang perlu dipahami adalah bahwa Gemini bukanlah pengganti tim legal.
Keputusan mengenai risiko hukum, negosiasi kontrak, maupun persetujuan akhir tetap harus dilakukan oleh profesional yang memahami konteks bisnis dan peraturan yang berlaku.
Gemini lebih tepat diposisikan sebagai asisten yang membantu mempercepat pekerjaan sebelum proses review akhir dilakukan.
Dengan demikian, tim legal dapat lebih fokus pada analisis, negosiasi, dan pengambilan keputusan dibandingkan pekerjaan yang bersifat berulang.
Membantu Memahami Isi Kontrak Lebih Cepat
Salah satu penggunaan Gemini yang paling bermanfaat adalah membantu memahami dokumen yang panjang.
Misalnya, ketika menerima kontrak puluhan halaman dari vendor, pengguna dapat meminta Gemini untuk membuat ringkasan mengenai:
- tujuan kontrak,
- para pihak yang terlibat,
- jangka waktu kerja sama,
- kewajiban masing-masing pihak,
- ketentuan pembayaran,
- syarat penghentian kerja sama.
Ringkasan seperti ini membantu tim bisnis maupun manajemen memahami isi kontrak sebelum melakukan pembahasan lebih lanjut bersama tim legal.
Membantu Mengidentifikasi Klausul yang Perlu Ditinjau
Gemini juga dapat membantu menemukan bagian tertentu dalam kontrak berdasarkan instruksi yang diberikan pengguna.
Sebagai contoh, pengguna dapat meminta Gemini untuk mencari:
- klausul mengenai pembatasan tanggung jawab (limitation of liability),
- ketentuan kerahasiaan,
- syarat perpanjangan otomatis,
- mekanisme penghentian kontrak,
- klausul penyelesaian sengketa.
Perlu diingat bahwa hasil tersebut merupakan bantuan untuk mempercepat pencarian, bukan penilaian hukum. Tim legal tetap perlu meninjau apakah isi klausul tersebut sudah sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Membantu Menyusun Draf Awal
Selain membantu membaca kontrak, Gemini juga dapat digunakan ketika perusahaan perlu membuat dokumen baru.
Misalnya, pengguna dapat meminta Gemini membantu menyusun draf awal untuk:
- Non-Disclosure Agreement (NDA),
- surat kerja sama,
- perjanjian layanan,
- addendum kontrak,
- surat pemberitahuan.
Draf tersebut kemudian dapat disempurnakan oleh tim legal sesuai kebutuhan perusahaan.
Pendekatan ini biasanya lebih cepat dibandingkan memulai dokumen dari halaman kosong.
Kolaborasi Lebih Mudah di Google Docs
Karena seluruh proses berlangsung di Google Docs, kolaborasi juga menjadi lebih sederhana.
Tim legal, procurement, sales, maupun manajemen dapat bekerja pada dokumen yang sama menggunakan fitur seperti:
- komentar,
- mode Suggesting,
- @mention,
- riwayat versi (Version History).
Dengan begitu, seluruh perubahan dapat dilacak tanpa perlu mengirim banyak versi dokumen melalui email.
Gunakan Prompt yang Jelas
Kualitas hasil Gemini sangat dipengaruhi oleh instruksi yang diberikan.
Daripada menggunakan pertanyaan yang terlalu umum, gunakan permintaan yang lebih spesifik.
Misalnya:
- “Ringkas kewajiban masing-masing pihak dalam kontrak ini.”
- “Identifikasi seluruh klausul mengenai pembayaran.”
- “Jelaskan isi klausul penghentian kontrak dengan bahasa yang lebih sederhana.”
- “Apakah terdapat kewajiban yang berlangsung setelah kontrak berakhir?”
Prompt yang jelas biasanya menghasilkan jawaban yang lebih relevan.
Tetap Jaga Keamanan Dokumen
Kontrak sering kali berisi informasi yang bersifat rahasia.
Karena itu, pastikan seluruh proses dilakukan menggunakan akun Google Workspace perusahaan dengan kebijakan keamanan yang telah ditetapkan organisasi.
Administrator juga dapat menerapkan berbagai fitur keamanan Google Workspace, seperti:
- pengaturan hak akses Google Drive,
- Drive Labels,
- Data Loss Prevention (DLP),
- Google Vault untuk kebutuhan retensi,
- audit log sesuai edisi Google Workspace yang digunakan.
Pendekatan ini membantu memastikan dokumen tetap dikelola sesuai kebijakan keamanan perusahaan.
Lakukan Review Akhir oleh Tim Legal
Meskipun Gemini dapat membantu mempercepat pekerjaan, keputusan akhir tetap berada di tangan manusia.
Sebelum kontrak ditandatangani, tim legal tetap perlu memastikan bahwa:
- seluruh klausul telah dipahami,
- ketentuan sesuai dengan kebijakan perusahaan,
- risiko hukum telah dievaluasi,
- tidak ada perubahan penting yang terlewat.
Gemini membantu mempercepat proses review, tetapi tidak menggantikan tanggung jawab profesional dalam memberikan pendapat hukum.
Kesimpulan
Gemini di Google Docs dapat membantu mempercepat proses review kontrak dengan cara merangkum dokumen, menemukan informasi penting, membantu menyusun draf awal, dan mempermudah kolaborasi antar tim.
Ketika digunakan sebagai pendamping bagi tim legal—bukan sebagai pengganti—Gemini dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk pekerjaan administratif sehingga profesional hukum dapat lebih fokus pada analisis dan pengambilan keputusan.
Ingin memanfaatkan Gemini di Google Workspace untuk membantu proses penyusunan dan review dokumen di perusahaan Anda? Tim AquaOrange siap membantu mengoptimalkan implementasi Gemini, mulai dari aktivasi fitur hingga praktik terbaik penggunaannya agar tetap produktif dan sesuai dengan kebijakan keamanan organisasi.
