Tidak semua file perusahaan seharusnya bisa diunduh atau disalin dengan bebas.
Dokumen seperti laporan keuangan, data pelanggan, proposal bisnis, maupun informasi internal lainnya dapat mengandung informasi yang tidak seharusnya berpindah ke perangkat pribadi.
Risikonya bukan hanya berasal dari karyawan yang sengaja membagikan data. File juga dapat bocor karena kelalaian, perangkat yang hilang, atau akun pengguna yang berhasil diretas.
Karena itu, perusahaan perlu mengatur bukan hanya siapa yang dapat membuka file, tetapi juga apa yang dapat dilakukan setelah file tersebut dibuka.
Batasi Akses Sesuai Kebutuhan
Langkah pertama adalah menentukan file mana yang memang membutuhkan perlindungan tambahan.
Tidak semua dokumen perlu dikunci. Untuk dokumen yang berisi informasi sensitif, perusahaan perlu mempertimbangkan siapa yang membutuhkan akses, apakah mereka perlu mengedit atau hanya melihat, apakah file boleh diunduh, apakah file boleh dicetak atau disalin, serta berapa lama akses tersebut diperlukan.
Pendekatan ini membantu perusahaan menerapkan kontrol yang sesuai tanpa menghambat pekerjaan sehari-hari.
Nonaktifkan Download, Print, dan Copy pada File Tertentu
Google Drive menyediakan pengaturan yang memungkinkan pemilik atau pengelola file membatasi kemampuan Viewer dan Commenter untuk mengunduh, mencetak, atau menyalin file.
Untuk mengaktifkannya, buka file di Google Drive kemudian klik Share. Pada jendela berbagi, klik ikon Settings, lalu nonaktifkan opsi yang memungkinkan viewer dan commenter untuk mengunduh, mencetak, dan menyalin. Setelah itu, klik Done.
Setelah pengaturan diterapkan, pengguna dengan akses tersebut tidak akan mendapatkan opsi download, print, atau copy dari file tersebut melalui Google Drive.
Perlu diperhatikan bahwa pembatasan ini bukan berarti data tidak mungkin bocor sama sekali. Misalnya, pengguna masih dapat mengambil foto atau screenshot menggunakan metode di luar kontrol Google Drive. Karena itu, pembatasan akses sebaiknya menjadi bagian dari kebijakan keamanan yang lebih luas.
Atur Siapa yang Boleh Mengedit dan Membagikan File
Pembatasan download saja belum cukup jika terlalu banyak orang memiliki hak akses tinggi.
Untuk dokumen penting, perusahaan dapat membatasi siapa yang memiliki akses Editor dan siapa yang dapat mengubah izin berbagi. Dengan begitu, tidak semua pengguna dapat mengubah isi dokumen, menambahkan pengguna lain, membagikan file ke pihak eksternal, atau mengubah struktur akses dokumen.
Prinsip sederhananya adalah memberikan akses minimum yang memang dibutuhkan.
Gunakan Shared Drives untuk Dokumen Perusahaan
Untuk dokumen yang dimiliki organisasi, Shared Drives dapat membantu perusahaan mengelola file berdasarkan tim atau fungsi bisnis.
Misalnya, perusahaan dapat memiliki Shared Drive khusus untuk Finance yang berisi laporan keuangan dan dokumen anggaran, Shared Drive Legal untuk kontrak dan dokumen hukum, serta Shared Drive HR untuk dokumen internal dan administrasi karyawan.
Dengan struktur seperti ini, akses dapat dikelola berdasarkan kebutuhan tim, bukan hanya berdasarkan siapa yang memiliki file secara individual.
Gunakan Data Loss Prevention untuk Perlindungan yang Lebih Luas
Untuk organisasi yang membutuhkan kontrol keamanan lebih lanjut, Google Workspace juga menyediakan Data Loss Prevention (DLP).
DLP dapat digunakan untuk mendeteksi informasi sensitif berdasarkan aturan yang ditentukan administrator, kemudian menerapkan tindakan tertentu sesuai kebijakan organisasi.
Contohnya, perusahaan dapat membuat aturan untuk mendeteksi jenis informasi tertentu dan membatasi bagaimana data tersebut dapat dibagikan.
Namun, konfigurasi DLP bergantung pada edisi Google Workspace dan kebutuhan kebijakan perusahaan. Karena itu, administrator sebaiknya menentukan aturan berdasarkan jenis data dan risiko yang ingin dikendalikan, bukan sekadar memblokir semua aktivitas.
Jangan Lupa Meninjau Akses Pengguna Eksternal
Dokumen bisnis sering kali dibagikan kepada vendor, konsultan, atau pelanggan.
Setelah proyek selesai, akses tersebut sebaiknya ditinjau kembali. Pastikan pengguna eksternal yang sudah tidak membutuhkan akses telah dihapus, dokumen sensitif tidak lagi dibagikan secara publik, izin editor telah dikurangi jika tidak lagi diperlukan, dan akses ke Shared Drives tetap sesuai dengan kebutuhan.
Audit akses secara berkala membantu mencegah akun atau pihak eksternal mempertahankan akses yang sebenarnya sudah tidak diperlukan.
Gunakan Audit Log untuk Memantau Aktivitas
Google Workspace juga menyediakan informasi aktivitas dan audit yang dapat membantu administrator memahami bagaimana file digunakan.
Data tersebut dapat membantu tim IT mengidentifikasi aktivitas yang tidak biasa dan mengevaluasi apakah kebijakan keamanan yang diterapkan sudah berjalan sesuai kebutuhan.
Untuk organisasi dengan data sensitif, monitoring seperti ini dapat menjadi pelengkap dari pembatasan akses dan kebijakan DLP.
Kesimpulan
Melindungi dokumen bisnis tidak selalu berarti membuat semua file sulit diakses.
Yang lebih penting adalah memastikan orang yang tepat mendapatkan akses yang tepat dengan kemampuan yang tepat.
Dengan memanfaatkan pengaturan berbagi Google Drive, Shared Drives, serta fitur keamanan seperti DLP pada edisi yang mendukungnya, perusahaan dapat mengurangi risiko file sensitif diunduh, disalin, atau dibagikan tanpa kebutuhan bisnis yang jelas.
Keamanan data juga tidak berhenti pada satu pengaturan. Audit akses, pengelolaan pengguna eksternal, serta edukasi karyawan tetap menjadi bagian penting dari perlindungan dokumen perusahaan.
Perlu mengatur perlindungan dokumen bisnis di Google Workspace? Tim AquaOrange dapat membantu mengatur hak akses Google Drive, Shared Drives, serta kebijakan keamanan dan DLP sesuai kebutuhan organisasi Anda.
